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a woman jotting down notes on how to plan a workshop

Blaupause zum Erfolg: Wie du einen Workshop richtig planst

Mit Tools, die dir helfen, "Kunst" in "Handwerk" zu verwandeln

Freiwilligenarbeit und politisches Engagement erfordern oft die Planung und Koordination in Teams von Freiwilligen. Jeder, der schon einmal in einer Freiwilligenorganisation mitgewirkt hat, weiß, dass dieser Prozess durch langwierige WhatsApp-Threads, langwierige Treffen oder - wenn es gut läuft - durch einen ansprechenden Workshop mit einem Moderator erfolgen kann. Der Moderator, der die Kunst (und das Handwerk) der Workshop-Planung beherrscht, ist der Faktor, der den Unterschied zwischen einem unvergesslichen Workshop und einem vergessenen Treffen ausmachen kann.

metaFox Mitbegründer Tobi hatte kürzlich die Ehre, die europäische Partei "Volt" bei der Planung eines Kampagnenauftakt-Workshops mit Freiwilligen aus einem örtlichen Parteiverband zu unterstützen.

Da ein solcher Gruppenworkshop ein klassisches Szenario ist, mit dem viele Moderatoren regelmäßig konfrontiert werden, schauen wir uns an, wie er bei der Organisation dieser Veranstaltung vorgegangen ist und was wir dabei gelernt haben. Diese Schritte waren:

  1. Kläre die Ziele des Workshops und die logistischen Anforderungen

  2. Den Zeitplan planen

  3. Wähle die richtigen Methoden für das Engagement

Kläre die Ziele des Workshops und ermittle die logistischen Erfordernisse

Bei der Planung eines Workshops, der motiviert und greifbare Ergebnisse liefert, steckt der Teufel wirklich im Detail. Und doch ist es wichtig, sich Zeit für die Grundlagen zu nehmen: Was wollen wir mit einem Workshop erreichen?

In Anlehnung an den Kick-Off-Workshop für die Volt-Kampagne ist der erste Schritt bei der Planung eines Workshops ein Telefonat mit dem Kunden, um die Ziele und logistischen Anforderungen des Workshops zu ermitteln.

Wie macht man das?

Nun, wir haben uns diese Punkte gemerkt: 

Die Ziele des Kunden verstehen

Die Aufgabe des Moderators/der Moderatorin besteht fast immer darin, den Kunden oder die Stakeholder zu befragen und die Ziele des Workshops aus ihrer Sicht zu erfahren und herauszufinden, wie diese mit ihren allgemeinen Zielen übereinstimmen.

In unserem Beispiel für die Freiwilligenarbeit reichten diese von der Stärkung des Teamzusammenhalts bis zur Entwicklung einer neuen Kampagnenstrategie. Kläre diese Ziele frühzeitig, um sicherzustellen, dass dein Workshop auf das Endziel ausgerichtet ist.

Bedürfnisanalyse: Erfahre mehr über deine Teilnehmer/innen

Bevor du mit der Planung beginnst, ist es wichtig herauszufinden, was deine Teilnehmer/innen von dem Workshop erwarten. Dazu musst du ihre Fähigkeiten und Wissenslücken kennen und wissen, was sie mit der Teilnahme erreichen wollen.

Eines der Ziele des Workshops war es zum Beispiel, neue Ansätze für die Rekrutierung von Freiwilligen zu entwickeln. Der Kunde und ich mussten einschätzen, ob unsere Teilnehmer/innen entweder erfahrene Kampagnenmacher/innen oder Neulinge waren.

Wenn alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer Veteranen waren, konnten wir direkt in die Co-Creation einsteigen und die Gruppenarbeit erleichtern, um die Erfahrungen aller zu nutzen. Wenn alle Teilnehmer/innen Neulinge waren, mussten wir ihnen zunächst grundlegende Kenntnisse im Freiwilligenmanagement vermitteln.

Wenn der Workshop eine gesunde Mischung aus beidem wäre, würde das Ziel darin bestehen, den erfahrenen Kampagnenmachern die Möglichkeit zu geben, neue Strategien mitzugestalten und gleichzeitig den Neulingen zu helfen, ihre Fähigkeiten zu erwerben und sich zu engagieren. 

Klare Ziele und inhaltliche Anforderungen festlegen

Sobald du einen Überblick über die Kundenziele und die Teilnehmer/innen-Persona hast, ist es an der Zeit, konkrete Ziele zu setzen und die erforderlichen Inhalte zu skizzieren.

Für diesen Teil haben wir den S.M.A.R.T.-Ansatz verwendet. Ziele sollten sein Spezifisch , Messbar, Erreichbar, Relevant, Zeitgebundenund direkt mit deinen ermittelten Bedürfnissen verbunden.

In unserem Volt-Kampagnen-Workshop haben wir z.B. Ziele wie "Den Teilnehmern drei neue Strategien zur Gewinnung von Freiwilligen an die Hand geben" oder "Einen personalisierten Plan für das Engagement von Freiwilligen erstellen" festgelegt.

Durch das logistische Labyrinth navigieren

Die logistische Planung kann das A und O eines Workshops sein.

Hier sind die wichtigsten Fragen, die du beachten solltest, inspiriert von der umfassenden Planung des Volt Campaign Kick-Off Workshops:

  • Zeiteinteilung Wie viel Zeit habt ihr? Stelle sicher, dass dein Zeitplan realistisch ist und Diskussionen, Pausen und unvorhergesehene Verzögerungen berücksichtigt werden.

  • Anzahl der Teilnehmer/innen : Kenne die Anzahl deiner Teilnehmer/innen, um die Gruppenaktivitäten und Diskussionen effektiv zu gestalten.

  • Benötigte Materialien Benötigt ihr Flipcharts, Post-its oder Marker für die Brainstorming-Sitzungen? Erstelle eine Checkliste mit den benötigten Materialien für deine Aktivitäten.

  • Technologische Anforderungen Wenn dein Workshop digitale Hilfsmittel oder Präsentationen beinhaltet, überprüfe die Verfügbarkeit von Wi-Fi, Projektoren und Ladestationen.

  • Pausen und Mahlzeiten Eine rechtzeitige Mittagspause oder Kaffeepause kann das Energieniveau hoch halten. Plane diese Pausen sorgfältig und überlege dir, wo du essen kannst, wenn du keine Mahlzeiten anbietest.

Gestaltung einer ansprechenden und produktiven Agenda

Wenn die Ziele klar sind und die Logistik steht, ist es an der Zeit, eine Tagesordnung zu erstellen, die logisch aufgebaut ist und die Teilnehmer/innen bei der Stange hält.

Je nach den Zielen deines Workshops und den Teilnehmern solltest du eine Mischung aus Präsentationen, Diskussionen und praktischen Aktivitäten einbauen, um sicherzustellen, dass du mit jedem Abschnitt deinen Workshop-Zielen näher kommst.

Lass dich von Veranstaltungen wie unserem Beispiel-Workshop inspirieren, bei dem ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Vertiefungssitzungen, interaktiven Workshops und Networking-Möglichkeiten herrschte.

Einen Zeitplan planen

Wenn es darum geht, einen erfolgreichen Workshop zu organisieren, ist ein gut durchdachter Zeitplan das Gerüst, das deinen gesamten Workshop trägt. Hier erfährst du, warum er unverzichtbar ist:

  • Verhindert Zeitmangel Ohne einen klaren Zeitplan kann es leicht passieren, dass die Sitzungen überfüllt sind und wertvolle Inhalte oder Diskussionen später am Tag untergehen. Ein detaillierter Plan hilft dir, die Zeit sinnvoll einzuteilen und sicherzustellen, dass jeder Teil deines Workshops die Aufmerksamkeit erhält, die er verdient.

Stärkt das Selbstvertrauen Vor einer Gruppe zu stehen, kann entmutigend sein, aber ein solider Zeitplan ist wie ein Stadtplan in einer unbekannten Stadt. Er gibt dir das Selbstvertrauen zu führen, weil du genau weißt, wohin du als Nächstes gehst und wie du dort hinkommst.

Planung der Themen

Beginne mit der Planung der Themen

Bevor du dich mit der Frage "Wer sagt was?" oder "Welche Moderationsmethode ist hier sinnvoll?" beschäftigst, ist es hilfreich, die 3-4 wichtigsten Punkte oder "Themen" festzulegen, die zuerst behandelt werden müssen. Diese Themen leiten sich aus den Zielen des Kunden und den Bedürfnissen der Teilnehmer/innen ab, die wir bereits berücksichtigt haben.

Um deinen Zeitplan zu planen, musst du den Energiefluss des Tages verstehen. Beginne mit energiereichen Aktivitäten, um deine Teilnehmer/innen von Anfang an zu begeistern, und ziehe reflektierende oder gruppenbasierte Aktivitäten in Betracht, wenn du dich erholen willst, vor allem nach dem Mittagessen.

In unserem Workshop zum Start der Volt-Kampagne bedeutete dies, dass wir den Tag in drei Blöcke unterteilten: Wir begannen mit (1) einer Aufwärmphase, um allen das Ankommen zu erleichtern, gefolgt von (2) kurzen Präsentationen, um alle auf den gleichen Stand zu bringen, und dann (3) der Nutzung dieses Wissens für die gemeinsame Arbeit in der Gruppe.

Die richtigen Werkzeuge für die Planung auswählen

Wenn du dich mit den richtigen Werkzeugen ausstattest, kannst du die Planung rationalisieren und die Durchführung reibungslos gestalten. Hier sind einige unschätzbare Ressourcen:


Stift und Papier

Manchmal sind die einfachsten Werkzeuge die wirkungsvollsten. Deine ersten Gedanken und Skizzen auf Papier zu skizzieren, kann eine schnelle und greifbare Methode sein, um mit der Organisation deines Workshops zu beginnen, vor allem, wenn die Struktur deines Workshops einfach ist und es nur wenige Teilnehmer gibt.


Google oder Excel Tabellenkalkulation

Bei etwas komplexeren Workshops ermöglichen digitale Tabellenkalkulationen einfache Anpassungen und Zusammenarbeit in Echtzeit. Sie sind ideal, um deinen Zeitplan zu erstellen, Aufgaben zu verfolgen und Updates mit deinem Team zu teilen.

Der Screenshot oben ist Tobis Tabellenkalkulation für die Planung des Volt Kick-off Campaign Workshops (unser Beispiel). Sie diente auch dem metaFox-Team bei der Planung von Schulungen oder " metaFox Erlebnisse " seit vielen Jahren.

Die Tabelle hält alles fest, was bei der Planung zu beachten ist, wie z.B. Logistik, Teilnehmerbedürfnisse, Workshopziele und mehr. Schauen wir uns die Spalten kurz an:

  • Die Start und Dauer Spalten können Organisatoren ganz einfach den Ablauf des gesamten Workshops verfolgen. Lege einfach deine Startzeit in der verlinkten Tabelle fest, und sie berechnet automatisch eine Zeitprognose.

  • Die nächsten beiden Spalten, "Was/Thema" und "Wie/Beschreibung" gehen ebenfalls Hand in Hand. Du kannst in deinen Themenblöcken detailliert beschreiben, wie du jeden Block ausführst, welche Methode du verwendest und so weiter.

  • Die Materialien kann als To-Do-Liste für die Vorbereitung auf die einzelnen Themen/Blöcke betrachtet werden. So kannst du die richtigen Materialien für jede Unterrichtseinheit auswählen.


SessionLab - Für den Rahmen der Themen und die Skizzierung der Agenda 


SessionLab ist eine hochentwickelte Online-Plattform, die den Workshop-Planungsprozess für Moderatoren, Trainer und Teams vereinfacht und verbessert.

Die Software bietet eine Fülle von Funktionen, die die Gestaltung und Durchführung von Workshops effizienter, effektiver und angenehmer machen.

Im Folgenden findest du einen Überblick darüber, wie SessionLab die Planung von Workshops verändern kann:

  • Automatische Zeitberechnung: Eine der herausragenden Funktionen von SessionLab ist die automatische Berechnung des Zeitplans für deine Sitzung. So wird sichergestellt, dass jedes Workshop-Segment perfekt getaktet ist, und du kannst das Tempo deiner Sitzung ohne mühsame manuelle Berechnungen steuern.

  • Drag-and-Drop Agenda Planner: Die Plattform bietet einen benutzerfreundlichen Agenda-Planer, mit dem du die Struktur deines Workshops leicht organisieren kannst. Dieses Tool ermöglicht schnelle Anpassungen und Flexibilität und stellt sicher, dass die Agenda deines Workshops auf deine Bedürfnisse und Ziele zugeschnitten ist.

  • Umfangreiche Bibliothek mit Aktivitäten: SessionLab verfügt über eine freie und quelloffene Bibliothek von Moderationstechniken und Aktivitäten, die den Nutzern verschiedene Möglichkeiten bietet. Egal, ob du nach Eisbrechern, Teambuilding-Übungen oder Brainstorming-Methoden suchst, die Plattform bietet dir alles, was du brauchst.

  • Tools für die Zusammenarbeit: SessionLab weiß, wie wichtig Teamarbeit bei der Planung von Workshops ist, und bietet daher Funktionen zur Zusammenarbeit, die eine nahtlose Kooperation zwischen Teams ermöglichen. Die Nutzer/innen können Workshop-Pläne in Echtzeit gemeinsam erstellen und bearbeiten und so eine kollaborative Umgebung schaffen, die die Kreativität und Effizienz steigert.

  • Vorlagen und Beispiele: Für alle, die Inspiration oder Anleitung suchen, bietet SessionLab eine Reihe von Vorlagen und Beispielen für Workshop-Pläne aus der Praxis. Diese Ressourcen können als wertvolle Ausgangsbasis dienen oder neue Ideen zur Verbesserung deiner Pläne liefern.

  • Zugänglichkeit und Bequemlichkeit: Da SessionLab eine Online-Plattform ist, können die Nutzer/innen jederzeit und überall auf ihre Workshop-Pläne zugreifen. Diese Zugänglichkeit stellt sicher, dass Moderatoren und Teams auch unterwegs Aktualisierungen vornehmen oder auf ihre Pläne zugreifen können, was den Komfort und die Flexibilität erhöht.

Moderatoren und Trainer können die Qualität und Wirkung ihrer Workshops mit SessionLab deutlich verbessern. Die intuitiven Design-Tools und Ressourcen der Plattform sorgen dafür, dass die Workshops gut strukturiert, ansprechend und auf die Lernziele abgestimmt sind. Die Betonung der Zusammenarbeit und der Zugänglichkeit erleichtert es den Teams, sich einzubringen und während des gesamten Planungsprozesses auf dem gleichen Stand zu bleiben.


Memogic - Zur Verbesserung von Engagement und Bindung 

Memogic ist ein umfassendes Online-Tool, das speziell dafür entwickelt wurde, den Prozess der Planung und Organisation von Workshops und Schulungen zu rationalisieren und zu revolutionieren. Es bietet eine Reihe von Funktionen, um Zeit zu sparen und die Qualität und Effizienz der Workshop-Vorbereitung insgesamt zu verbessern.

Hier ist ein Überblick darüber, wie Memogic den Workshop-Planungsprozess erheblich verbessern kann:

  • Effiziente Planungstools: Mit Memogic können Nutzer/innen über eine intuitive Drag-and-Drop-Oberfläche schnell Schulungs- und Workshop-Inhalte erstellen und organisieren. Diese Funktionalität vereinfacht den Planungsprozess und ermöglicht eine größere Flexibilität bei der Organisation des Sitzungsablaufs.

  • Unbegrenzte Wissenssammlung: Die Plattform ermöglicht es den Nutzern, Wissen in Karten zu sammeln und zu speichern. So können sie Informationen und Methoden, die für ihre Workshops relevant sind, leicht sammeln und abrufen.

  • Zugang zu einer umfangreichen Methodenbibliothek: Die Nutzer/innen haben Zugang zu einer umfangreichen Methodenbibliothek, einer wertvollen Ressource, um neue Inspirationen und bewährte Techniken zur Verbesserung ihrer Workshops zu finden.

  • Funktionen für die Zusammenarbeit: Memogic erleichtert die Zusammenarbeit der Nutzer/innen, vor allem für diejenigen, die sich für den Pro- oder Enterprise-Plan entscheiden. Dazu gehören Funktionen wie die gemeinsame Erstellung und Verfeinerung von Workshop-Plänen und die gemeinsame Nutzung einer Bibliothek von Ressourcen innerhalb eines Teams oder einer Organisation.

  • Export-Funktionen: Die Nutzer/innen können ihre Arbeitsabläufe als PDF (in der kostenlosen Version) oder als Excel-Datei (in der Pro-Version) exportieren, damit die Workshop-Pläne auch außerhalb der Plattform leicht zugänglich sind.

Memogic ist ein leistungsstarker Verbündeter für Trainer/innen, Coaches, Pädagog/innen und Organisationen, die die Effektivität und Effizienz ihrer Workshops und Schulungen steigern wollen.

Das benutzerfreundliche Design und die produktivitätssteigernden Funktionen machen es zu einem unschätzbaren Wert für einzelne Trainer/innen und Teams, die hochwertige Bildungserfahrungen vermitteln wollen.

Detaillierte Darstellung deiner Themen in einem Workshop-Plan

Mit dem Entwurf deines Plans und den richtigen Werkzeugen kannst du nun in die Tiefe gehen. Sowohl die metaFox Spreadsheet Schedule Template als auch Sessionlab und Memogic leiten dich an, die folgenden Aspekte zu berücksichtigen:

  • Wie wird jedes Thema behandelt? Gehen Sie Ihre zuvor definierten Themen durch und überlegen Sie, wie Sie sie moderieren können. Das kann von PowerPoint-Präsentationen über verschiedene Formen der Gruppenarbeit bis hin zu kreativen Übungen wie Lego Serious Play reichen. Die Bibliotheken von Sessionlab und Memogic sind hier eine gute Inspirationsquelle.

  • Dauer der einzelnen Themen : Wie bereits erwähnt, ist das Timing entscheidend. Überlege konservativ, wie viel Zeit du für jeden Themenblock brauchst, und trage die Dauer ein, um frühzeitig zu sehen, ob du alle Themen bearbeiten kannst oder ob du Prioritäten setzen musst.

  • Materialien Welche Materialien brauchst du, um jedes Thema zu behandeln? Du musst alle benötigten Materialien vorbereiten, z. B. Notizen, Flipcharts oder Coaching-Karten.

  • Wer Wenn du mit einem Co-Moderator arbeitest, solltest du dich für jeden Themenblock grob darauf einigen, wer der Hauptmoderator ist, der spricht und die Teilnehmergruppe anleitet, und wer sich zurückhält und als "logistische Unterstützung" fungiert, sich um die Technik kümmert, auf Flipcharts schreibt usw. Diese Art der Koordination macht euch vor den Teilnehmenden zu einem tollen Team.

Denke daran, dass das Ziel darin besteht, das Lernen und das Engagement zu fördern; deine Vorbereitung ist entscheidend. Nimm den Kick-Off-Workshop der Volt-Kampagne als Maßstab und sieh dir an, wie sorgfältig und detailliert sie bei der Zeitplanung und dem Einsatz verschiedener Tools vorgehen.

Unser Planer hat zum Beispiel eine Spalte für die DAUER. Das hat uns dabei geholfen, die Dauer der einzelnen Themen oder Sitzungen festzulegen und den Zeitplan einzuhalten.

Wenn wir ihn ausdrucken, haben unsere Freiwilligen alles, was sie wissen müssen, was in einem bestimmten Zeitrahmen passieren soll. 

In diesem Video zeigt dir Tobi, wie du den metaFox Terminplaner richtig einsetzt. 

Mit den richtigen Engagement-Methoden macht es Spaß und ist effektiv

Entfessle die Macht der Eisbrecher

Eisbrecher werden oft als lustige Aktivitäten zum Einstieg in einen Workshop gesehen, aber ihr Wert geht weit darüber hinaus. Effektive Eisbrecher können Barrieren abbauen und eine Vertrauensbasis schaffen, die den offenen Dialog und die Zusammenarbeit von Anfang an fördert. Sie helfen dabei, Formalitäten abzubauen, soziale Ängste zu verringern und sicherzustellen, dass alle gleichberechtigt sind.

Sie sind ein wichtiges Instrument, um psychologische Sicherheit in einer Gruppe zu schaffen und sicherzustellen, dass sich die Teilnehmer/innen wohl fühlen, wenn sie ihre Gedanken und Ideen mitteilen, egal wie "dumm" sie zunächst erscheinen mögen. Dieses Maß an psychologischer Sicherheit ist entscheidend für die Förderung von Innovation und Kreativität während der gesamten Sitzung.

Durch diese Aktivitäten können die Teilnehmer/innen eher ihre einzigartigen Perspektiven einbringen, da sie wissen, dass die Umgebung sie unterstützt und nicht verurteilt. 

Crowdsourcing von Inhalten mit innovativen Formaten

Zwei leistungsstarke Formate für die Erstellung von kollaborativen Inhalten sind das World Café und die Open Space Technology.

Beide fördern das kollektive Brainstorming und den Austausch von Ideen auf eine organisierte und dennoch flexible Weise:

  • World Café: Bei diesem Format wechseln die Teilnehmer/innen zwischen kleinen Gruppen, die sich jeweils auf einen bestimmten Aspekt des übergeordneten Themas konzentrieren. So können Ideen ausgetauscht werden und verschiedene Perspektiven in den Vordergrund gerückt werden, was das Gespräch und die Ergebnisse bereichert.

  • Open Space Technologie Ideal für größere Gruppen mit unterschiedlichen Interessen: Bei diesem teilnehmerorientierten Ansatz können die Teilnehmer/innen Themen vorschlagen, die ihnen am Herzen liegen, und diese dann in Arbeitsgruppen diskutieren. So können die Teilnehmer/innen den Inhalt und die Richtung des Workshops selbst bestimmen, was zu sehr persönlichen und ansprechenden Erfahrungen führt.

Unser Beispiel-Workshop enthielt ähnliche Elemente wie diese Formate und stellte sicher, dass jeder Teilnehmer etwas beitragen, lernen und sich auf eine Art und Weise engagieren konnte, die sich für ihn persönlich und wirkungsvoll anfühlte.

Über die Planung hinaus

Die Planung und Durchführung eines erfolgreichen Workshops wie des Volt-Kampagnen-Auftakt-Workshops ist ein Erfolg, der die Voraussetzungen für eine breitere, nachhaltige Wirkung schafft. Der wahre Maßstab für den Erfolg eines Workshops geht jedoch weit über die Veranstaltung selbst hinaus. Er liegt in der anhaltenden Dynamik, dem kontinuierlichen Lernen und dem Aufbau einer Gemeinschaft, die darauf folgt. 

Anhaltendes Engagement fördern

Der Abschluss deines Workshops bedeutet nicht, dass die Lernreise der Teilnehmer/innen zu Ende ist. Sieh ihn stattdessen als Sprungbrett für weiteres Engagement.

In Anlehnung an unser Workshop-Beispiel solltest du spezielle Online-Foren oder Social-Media-Gruppen einrichten, in denen die Teilnehmer/innen ihre Diskussionen fortsetzen, Erkenntnisse austauschen und sich gegenseitig unterstützen können.

Wenn du regelmäßig relevante Artikel, Ressourcen und Folgefragen postest, bleibt die Diskussion lebendig und dynamisch.

Ermutigung zur Anwendung von Wissen

Das Ziel eines jeden Workshops ist es, den Teilnehmern Wissen und Fähigkeiten zu vermitteln, die sie in der Praxis anwenden können.

Ermutige die Teilnehmer/innen dazu, sich am Ende des Workshops persönliche Aktionspläne oder Ziele zu setzen, in denen sie angeben, wie sie das Gelernte umsetzen wollen.

Wenn du den Teilnehmer/innen eine Plattform bietest, auf der sie über ihre Fortschritte, Herausforderungen und Erfolge berichten können, motiviert das zur Anwendung und fördert das Gefühl von Verantwortlichkeit und Gemeinschaft.

Aufbau einer Community of Practice

Eines der wichtigsten Ergebnisse eines Workshops ist vielleicht die Bildung einer Praxisgemeinschaft - einer Gruppe von Menschen, die ein gemeinsames Interesse oder Ziel haben und voneinander lernen.

Regelmäßige Treffen, ob virtuell oder persönlich, können dazu beitragen, diese Gemeinschaft zu erhalten.

Im Laufe der Zeit kann sich dieses Netzwerk zu einem leistungsstarken Forum für den Austausch von Best Practices, Herausforderungen und Innovationen entwickeln und so den kollektiven Einfluss der Workshop-Teilnehmer/innen verstärken.

Durchführung des Workshops

Wenn der Tag deines Workshops endlich anbricht, werden all deine Vorbereitung und Planung auf die Probe gestellt. Dieser Leitfaden zeigt dir, wie du deinen Workshop reibungslos durchführen kannst, um einen Tag voller Lernen, Engagement und Veränderung zu gewährleisten.

Beginne stark mit einer herzlichen Begrüßung

Der erste Eindruck zählt. Eröffne deinen Workshop mit einer herzlichen Begrüßung, die einen positiven Ton für den Tag vorgibt.

Wie in unserer Beispiel-Agenda zu sehen ist, hilft eine kurze Einführung, die die Ziele des Tages umreißt, dabei, die Erwartungen abzustimmen und die Teilnehmer/innen sofort zu motivieren.

Vergiss nicht, einen kurzen Eisbrecher einzubauen, um das Gemeinschaftsgefühl der Teilnehmer/innen zu fördern.

In unserem Beispielworkshop haben wir eine visuelle Aufwärmphase mit Bildkarten durchgeführt. Die Prämisse des Eisbrechers ist einfach. Die Teilnehmer/innen wählen ein Bild aus, das ihr Befinden repräsentiert, und teilen dann mit, wie diese Karte ihre aktuelle Stimmung/Situation repräsentiert. So konnten wir den Workshop auf unterhaltsame und persönliche Weise beginnen und gleichzeitig das Engagement und die psychologische Sicherheit fördern. Schau mal wie diese Sitzung auf SessionLab verlief .

Du kannst diese Bildkarten von metaFox bekommen und eine kostenloses Methoden-E-Book das dir zeigt, wie du sie einsetzen kannst. 

Ein interaktives Umfeld fördern und das Energieniveau hoch halten

Interaktive Sitzungen sind von unschätzbarem Wert, wenn es darum geht, Barrieren abzubauen und die aktive Teilnahme zu fördern.

Eisbrecher, Gruppendiskussionen und gemeinschaftliche Problemlösungsaktivitäten können eine einladende Atmosphäre schaffen und das Engagement fördern.

Der Einsatz von Methoden wie World Café und Open Space Technology, wie sie in der Agenda für den Volt-Kampagnen-Kick-Off-Workshop zu sehen sind, kann den kooperativen Geist deines Workshops deutlich verbessern.

Es ist wichtig, den ganzen Tag über eine lebendige Atmosphäre zu schaffen. Plane kurze Pausen zwischen den Sitzungen ein, damit sich die Teilnehmer/innen ausruhen und auftanken können.

Leichte körperliche Aktivitäten oder schnelle Gruppenspiele helfen dabei, den Raum wieder zu beleben und das Engagement hoch zu halten, was das dynamische Tempo des Campaign Catalyst widerspiegelt.

Erleichtern, nicht diktieren

Deine Aufgabe als Moderator/in ist es, das Gespräch zu lenken und zur Teilnahme zu ermutigen.

Mit spannenden Fragen kannst du die Diskussion anregen und den Teilnehmern die Möglichkeit geben, ihre Erkenntnisse und Erfahrungen zu teilen.

Techniken, die aktives Lernen fördern, wie sie im Beispielworkshop eingesetzt wurden, wie z.B. Gruppenarbeit oder praktische Aktivitäten, können die Effektivität des Workshops erheblich steigern, da die Teilnehmer/innen das Gelernte in Echtzeit anwenden können.

Technologie klug einsetzen

Egal, ob du Online-Kollaborationstools für virtuelle Teilnehmer/innen einsetzt, Folien präsentierst oder Apps für Live-Abstimmungen verwendest, Technologie kann das Lernerlebnis verbessern.

Achte jedoch darauf, dass alle technischen Aspekte im Vorfeld getestet werden, um Störungen zu vermeiden, die den Ablauf deines Workshops unterbrechen könnten.

Plane für Flexibilität

Eine strukturierte Tagesordnung ist zwar wichtig, um den Fokus aufrechtzuerhalten und alle notwendigen Themen abzudecken, aber Flexibilität ist ebenso wichtig.

Sei darauf vorbereitet, deinen Zeitplan an das Engagement und die Interessen der Teilnehmenden anzupassen.

Diese Anpassungsfähigkeit ermöglicht eine tiefere Auseinandersetzung mit neuen Themen und stellt sicher, dass der Workshop für alle Beteiligten relevant und anregend bleibt.

Reflektiere und sammle Feedback

Jeder Workshop ist eine Chance für Wachstum und Verbesserung. Nimm dir nach dem Beispiel des Auftakt-Workshops der Volt-Kampagne die Zeit, über die Erfolge der Veranstaltung und die Bereiche, die verbessert werden können, nachzudenken.

Das Feedback der Teilnehmer/innen durch Umfragen oder informelle Diskussionen kann wertvolle Erkenntnisse über die Effektivität deines Inhalts, deines Moderationsstils und der gesamten Workshopstruktur liefern.

Die Nachbereitung

Die Planung eines Workshops kann überwältigend sein, egal wie groß er ist. In diesem Artikel haben wir die wichtigsten Planungsschritte behandelt, von der Klärung der Workshopziele und der Bedürfnisse der Teilnehmer/innen über die Durchführung des Workshops bis hin zur Nachbereitung der Planungsphase.

Um deine Fähigkeiten zur Workshop-Planung auf ein neues Niveau zu heben, solltest du SessionLab und Memogic mit dem herunterladbaren Arbeitsblatt verwenden. Diese Tools geben dir ein ganzes Arsenal an Werkzeugen und Strategien an die Hand, mit denen du wirkungsvolle Workshops konzipieren und durchführen kannst und die dir helfen, unvergessliche Momente zu schaffen, die deine Teilnehmer/innen in Erinnerung behalten.

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