deep pictures in Scrum Retrospektiven

deep pictures in Scrum Retrospektiven

Agile Methoden, wie Scrum und Kanban, werden mittlerweile nicht mehr nur von Software-Entwicklungsteams angewendet, sondern helfen verschiedensten Teams. Die Methoden setzen auf einen evolutionären Verbesserungsprozess. Ein Kern-Werkzeug um kleine Verbesserungen in regelmäßigen Abständen anzuschieben, sind sogenannte Retrospektiven. 

Warum Retrospektiven?

Nach dem Prinzip “Inspect & Adapt” ermöglichen es Retrospektiven einen Blick auf die meta-Ebene der Zusammenarbeit zu werfen. Dies bedeutet, dass – für die Dauer eines klar definierten Meetings –  auf die Prozesse in der Zusammenarbeit anstatt auf Inhalte fokussiert wird. 

Auf diese Weise…

  • werden Frustpotentiale innerhalb des Teams frühzeitig aufgedeckt
  • wird Raum geschaffen, um Themen im Team offen anzusprechen
  • können aus den gewonnen Erkenntnissen Maßnahmen entwickelt werden, welche das Team effektiver und die Zusammenarbeit angenehmer machen.

Wie funktionieren Retrospektiven?

Retrospektiven können zum Ende einer Iteration oder eines (Sub-)Projekts stattfinden und sollten einen klar definierten Moderator haben, welcher die Retrospektive vorbereitet und hindurchführt.

Eine Retrospektive läuft nach 5 Phasen ab:

  1. Ankommen: Das Team kommt zusammen, das Format und die Ziele werden kurz erklärt. Da der bevorstehende Prozess des “meta-Gesprächs” und das Ansprechen von Problemen für manche Teilnehmende ungewohnt sein könnte, spielt diese Einführung eine wichtige Rolle.
  2. Daten sammeln: Was ist in letzter Zeit geschehen? Was war gut? Was war schlecht? Welche harten Daten über Qualität/Produktivität etc. stehen zur Verfügung? Ziel ist ein offenes Brainstorming, in dem alle Punkte und Gedanken willkommen sind und z.B. auf Post its gesammelt werden. Am Ende sollten die Punkte gruppiert und priorisiert werden.
  3. Einsichten gewinnen: Warum sind die Dinge wie sie sind? An dieser Stelle wird versucht, der Ursache der vorher gesammelten “Symptome” auf den Grund zu gehen. Nur dann können im folgenden Schritt tatsächliche Verbesserung erreicht werden.
  4. Maßnahmen beschließen: Was wollen wir ändern? Welche Verhaltensweisen und Schritte betrifft das im Alltag? Wer führt diese Änderung durch?
  5. Abschluss: Hier wird ein Rückblick auf den Termin und evtl. auch ein Blick in die Zukunft geworfen. Mit welchem Gefühl gehen die Teilnehmenden aus der Retrospektive? Hat sich die investierte Zeit gelohnt? Was könnte beim nächsten Mal anders, was identisch gehandhabt werden? So wird ein klarer Abschluss gesetzt und der ModeratorIn die Gelegenheit gegeben, die nächste Retrospektive zu verbessern.

Die deep pictures in Retros

Die deep pictures Bildkarten können an verschiedenen Stellen im agilen Prozess eingesetzt werden – zwei Beispiele möchten wir im Folgenden darlegen.

Ankommen mit den deep pictures:

Im ersten Schritt einer Retrospektive ist es es wichtig, dass alle Teilnehmenden gut ankommen und mit ihren KollegInnen, sowie der “Methode Retro” warm werden. Die Themen, die in einer Retrospektive zu Tage treten, sind oft weniger technischer, sondern eher menschlicher Natur – z.B. bestimmte Angewohnheiten der KollegInnen, oder Elemente der Kommunikation untereinander.  Solche “Gefühlsthemen” können im Kollegenkreis ungewohnt sein. 

Bei diesen Problemen können die deep pictures Abhilfe schaffen:

  • Die ModeratorIn der Retrospektive (üblicherweise der Scrum Master) verteilt ein Deck oder eine Auswahl an Bildkarten mit dem Bild nach oben auf Tisch oder Boden in der Mitte der Teilnehmenden.
  • Dann lädt sie alle Teilnehmenden ein, sich zum Einstieg ein Bild auszusuchen und sich die entsprechende Karte zu nehmen. Die Auswahl kann von einer Frage geleitet sein, wie z.B.
    • Welches der Bilder repräsentiert Eure aktuelle persönliche Situation?
    • Welches der Bilder beschreibt die Team-Erfahrung im letzten Sprint für Euch gut?
  • Nun werden die Teilnehmenden eingeladen, dem Team “ihre” Karte zu präsentieren und kurz zu teilen, wieso diese Karte gewählt wurde. Die von allen gemeisterte Herausforderung, eine Karte auszuwählen, sowie die Möglichkeit, sich über Bild und Worte mitzuteilen, bieten eine Aufwärmübung und erleichtern es, auch sensible Themen anzusprechen.

Auch wenn diese Art des Einstiegs in die Retro unter Umständen etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen kann, als andere Methoden, so ist diese Zeit dennoch gut investiert, da oftmals bereits relevante Themen für Phase 2, das “Daten sammeln” zutage treten.

Abschluss einer Retrospektive mit den deep pictures

Zum Ende der Retro ist es wichtig, dass die Teilnehmenden einen emotional erfolgreichen Abschluss finden, sowie die relevanten Entscheidungen in persönliches Verhalten umsetzen können. Auch hier können die deep pictures ein nützliches Werkzeug sein:

Ähnlich wie im Einstieg, verteilt der Moderator die Karten und lädt Jede(n) ein, sich ein Bild auszusuchen. Anders als vorher, ist die Leitfrage auf das Jetzt oder in die Zukunft gewandt: 

  • Wie geht es Euch nach dieser Retrospektive? Welches Bild beschreibt Euren Zustand am ehesten?
  • Welches Bild kann Euch als Anker dienen, die Erkenntnisse aus den vorherigen Phasen während des nächsten Sprint erfolgreich umzusetzen?

Insbesondere, wenn die Frage auf die Zukunft weist, kann es Sinn machen, den Teilnehmenden ihre Karte zum Geschenk zu machen. Auf dem Schreibtisch oder an der Büro-Pinnwand kann sie so als tägliche Erinnerung daran dienen, die in der Retrospektive diskutierten Optimierungen täglich zu leben.